Έργο Ενδυνάμωσης Διοικητικής Ικανότητας

Το Έργο χρηματοδοτείται εξολοκλήρου από την ΕΕ, συγκεκριμένα από ένα νέο χρηματοδοτικό μέσο, τη «Μεταβατική Διευκόλυνση» 5/2004-2006 (Transition Facility), που εγκρίθηκε από την Ευρωπαϊκή Ένωση για να προσφέρει οικονομική βοήθεια στα νέα Κράτη Μέλη, ώστε να δημιουργήσουν και να ενδυναμώσουν τις διοικητικές δομές τους, να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα και να βελτιώσουν τις παρεχόμενες από τη δημόσια διοίκηση, και ευρύτερο δημόσιο τομέα, υπηρεσίες. 

H διεκπεραίωση του Έργου ανατέθηκε, κατόπιν διεθνών προσφορών, στην κοινοπραξία εταιριών PLANET  Α.Ε.. (Ελλάδα), TREDIT Α.Ε. (Ελλάδα) και Amsterdam Port Consultants (Ολλανδία). Κύπριος συνεργάτης η εταιρεία RCI. Το ύψος της σύμβασης της τάξης των 850.000 ευρώ αυξήθηκε σε 877.142 ευρώ καλύπτοντας 22 συμπληρωματικές ημέρες εκπαίδευσης.

Για υλοποίηση του έργου το Τμήμα Εμπορικής Ναυτιλίας ενεργεί ως «Φορέας Υλοποίησης» (Implementing Agency) και η Αρχή ως «Δικαιούχος» (Beneficiary).

Ανάθεση
Το Τμήμα Εμπορικής Ναυτιλίας (ΤΕΝ) του Υπουργείου Συγκοινωνιών και Έργων της Κυπριακής Δημοκρατίας ανέθεσε, για λογαριασμό της Αρχής Λιμένων Κύπρου (ΑΛΚ) και μετά από ανοικτό διεθνή διαγωνισμό (Μάιος 2006), την εκπόνηση του έργου «Παροχή υπηρεσιών για ενδυνάμωση της διοικητικής ικανότητας της Αρχής Λιμένων Κύπρου» στην ένωση εταιρειών «PLANET - AMSTERDAM PORT CONSULTANTS – TREDIT».

Προϋπολογισμός
Ο προεκτιμημένος προϋπολογισμός του έργου, σύμφωνα με τα έγγραφα προσφοράς ανερχόταν σε 1.000.000 €. Ο αρχικός προϋπολογισμός της σύμβασης του έργου, με βάση την οικονομική προσφορά του Αναδόχου, ανήλθε σε 849.400 €. Η σχετική σύμβαση υπογράφηκε στις 11/10/2006, στην Λευκωσία. Η εν λόγω σύμβαση τροποποιήθηκε στις 13/12/2007, βάσει των προνοιών σχετικών άρθρων της σύμβασης του Έργου, και αφορούσε την αύξηση των ημερών εκπαίδευσης κατά 24 ημέρες και την αύξηση της αρχικής αμοιβής κατά 30.264€ σε 879.664€. Δεδομένου ότι τελικά υλοποιήθηκαν 22 από τις προβλεπόμενες 24 συμπληρωματικές δράσεις, μειώνεται αναλογικά η αμοιβή του Ανάδοχου και το πληρωτέο ποσό της σύμβασης σε 877.142€.

Χρηματοδότηση
Το έργο χρηματοδοτήθηκε στο σύνολό του (100%) από ένα νέο χρηματοδοτικό μέσο, τη «Μεταβατική Διευκόλυνση (Transition Facility)» 5/2004-2006, που εγκρίθηκε από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Συνθήκη για την Ένταξη, άρθρο 34) σε συνέχεια της Προενταξιακής Βοήθειας, για να προσφέρει οικονομική βοήθεια στα νέα Κράτη Μέλη, ώστε να δημιουργήσουν και να ενδυναμώσουν τις διοικητικές δομές τους, να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα και να βελτιώσουν τις παρεχόμενες από τη δημόσια διοίκηση και ευρύτερο δημόσιο τομέα, υπηρεσίες. Ειδικότερα, το έργο χρηματοδοτήθηκε από τον προϋπολογισμό της Μεταβατικής Διευκόλυνσης για το έτος 2005.

Ομάδες Στόχοι
Οι ομάδες στόχοι περιλαμβάνουν την ΑΛΚ, καθώς και το σύνολο των δημόσιων και ιδιωτικών φορέων που εμπλέκονται στο σχεδιασμό, στην υλοποίηση και στην αξιοποίηση των αποτελεσμάτων του έργου.

Ειδικές Δραστηριότητες
Το έργο, όπως προνοείτο στα έγγραφα προσφοράς, εκτελέστηκε μέσω Ενός Συμβολαίου Παροχής Τεχνικής Βοήθειας, καλύπτοντας οκτώ ειδικές δραστηριότητες οι οποίες ομαδοποιούνται σε δυο Υπο-έργα: Υπο-έργο 1: Αναδιάρθρωση της Αρχής & του λιμενικού συστήματος και Υπο-έργο 2: Κατάρτιση και δημιουργία αειφόρου προγράμματος εκπαίδευσης.

Διάρκεια του έργου
Η συνολική διάρκεια του έργου, σύμφωνα με τα έγγραφα προσφοράς ανέρχεται σε 19 μήνες, και εκτελέσθηκε μεταξύ 11/10/2006-11/5/2008.

Παρακολούθηση
Η παρακολούθηση της προόδου του Έργου έγινε μέσω της ετοιμασίας τακτικών εκθέσεων (μηνιαίες, τριμηνιαίες και για το 2006 καθώς και μέρος του 2007 εξαμηνιαίες) που υποβλήθηκαν στο Γραφείο Προγραμματισμού (και μέσω αυτού στην ΕΕ), μέσω τακτικών συναντήσεων της Οργανωτικής Επιτροπής Έργου, συναντήσεων μεταξύ του Ανάδοχου και της ΑΛΚ, καθώς και μέσω του Σχεδίου Αξιολόγησης και Διαχείρισης Κινδύνων το οποίο και αναθεωρείτο περιοδικά για το σκοπό αυτό.

Αξιολόγηση
Το Έργο αξιολογήθηκε δυο φορές από εξωτερικούς αξιολογητές και οι συστάσεις τους που αφορούσαν θέματα καλύτερης συμμετοχής του ιδιωτικού τομέα στις εκπαιδευτικές δράσεις, τον τρόπο οργάνωσης/παροχής εκπαίδευσης στο μέλλον καθώς και τη συνάφεια των αποτελεσμάτων/εισηγήσεων του έργου με οδηγίες/πολιτικές της ΕΕ καλύφθηκαν πλήρως στην εκτέλεση του έργου.

Γενικός Στόχος
Ο γενικός στόχος του έργου είναι να συμβάλει, μέσα από ένα ολοκληρωμένο σχέδιο αναδόμησης της ΑΛΚ καθώς και εκπαίδευσης του ανθρώπινου δυναμικού, στην ενίσχυση της αποτελεσματικής λειτουργίας της ΑΛΚ και στη βελτίωση της διοικητικής και λειτουργικής ικανότητας των εμπλεκόμενων φορέων, ώστε η Κύπρος, μέσα από ένα σύγχρονο θεσμικό και διοικητικό πλέγμα, να μπορέσει να εφαρμόσει το Κοινοτικό Κεκτημένο καθώς και γενικότερα να λειτουργήσει κατά αποτελεσματικότερο τρόπο ως πλήρες κράτος-μέλος.

Ειδικοί Στόχοι
Οι ειδικοί στόχοι του έργου είναι:

  • Η ενδυνάμωση της αποτελεσματικής λειτουργίας της ΑΛΚ μέσω της ανάπτυξης μιας σύγχρονης οργανωσιακής, λειτουργικής και διοικητικής ικανότητας, με στόχο τη βελτίωση της διαχείρισης και λειτουργίας του λιμενικού συστήματος, συμπεριλαμβανομένης της ενδυνάμωσης της θαλάσσιας ασφάλειας, όπως αυτή εφαρμόζεται σε λιμενικές περιοχές, καθώς και την εφαρμογή καλύτερων πρακτικών, μέτρων αειφορίας και βελτιωμένων αναγκών αναφοράς.
  • Η βελτίωση της ικανότητας των εργαζομένων στο λιμενικό τομέα (κυρίως ναυτικών πρακτόρων, αδειούχων αχθοφόρων και λιμενεργατών) στην εφαρμογή του σχετικού Κοινοτικού Κεκτημένου και πρακτικών.

Συνάφεια των στόχων με τις Κοινοτικές Πολιτικές στον τομέα των Μεταφορών
Οι ειδικοί στόχοι του έργου είναι συναφείς με τους στόχους των Κοινοτικών Πολιτικών στον τομέα των θαλάσσιων μεταφορών και της ναυτιλίας, όπως αυτοί διατυπώνονται στις πρόσφατες ανακοινώσεις της ΕΕ για κοινή ναυτιλιακή πολιτική και κοινή πολιτική για τους λιμένες (Towards a future Maritime Policy for the Union: A European Vision for the Oceans and Seas, COM/2006/275 final  - Communication on a European Ports Policy, COM 2007/607 final).

Συγκεκριμένα, οι ειδικοί στόχοι του έργου εμφανίζουν σημαντική ή ιδιαίτερα σημαντική συνάφεια με τους ακόλουθους στόχους των κοινοτικών πολιτικών και συμβάλλουν στην επίτευξή τους:

  • Αύξηση της αποδοτικότητας και παραγωγικότητας των λιμένων
  • Ανάπτυξη της ηλεκτρονικής ναυτιλίας (e-maritime)
  • Ενίσχυση της αυτοδυναμίας των Αρχών Λιμένων (Port Authorities)
  • Διαφάνεια στα θέματα χρηματοδοτήσεων, παραχωρήσεων και χρεώσεων
  • Βελτίωση της προστασίας της ασφάλειας και υγείας των εργαζομένων στους λιμένες

Γενικά
Ο Ανάδοχος υλοποίησε τις ειδικές δραστηριότητες του Έργου και μέσω της ετοιμασίας πακέτων εργασίας (ΠΕ, περιγράφονται αλλού) επιτεύχθηκαν τα ακόλουθα αποτελέσματα:

  • Σχεδιασμός και ολοκληρωμένη πρόταση για ένα αξιόπιστο, καλά δομημένο σχέδιο δράσης, συμπεριλαμβανομένων προσχεδίου νέας νομοθεσίας καθώς και προσχέδιο συστήματος πληροφορικής, για ομαλή, σταδιακή βελτίωση του λιμενικού συστήματος. Βαθμός επίτευξης στόχου 100%.
  • Σχεδιασμός και ολοκληρωμένη πρόταση αναδόμησης της ΑΛΚ σε ένα αξιόπιστο οργανισμό, λειτουργικά προσαρμοσμένο στις νέες απαιτήσεις ενός σύγχρονου λιμενικού συστήματος και πρακτικής παροχής λιμενικών υπηρεσιών, με ορθολογιστικές δομές και διαδικασίες, καθώς και στο σχεδιασμό και ολοκληρωμένη πρόταση για τη σύσταση μιας εταιρείας διαχείρισης εμπορευματοκιβωτίων που να ανταποκρίνεται στις νέες απαιτήσεις διασφαλίζοντας ταυτόχρονα θέματα ναυτιλιακής ασφάλειας.  Βαθμός επίτευξης στόχου 100%.
  • Σχεδιασμός και ολοκληρωμένη πρόταση ενός εύχρηστου, λεπτομερούς οδηγού «καλύτερων πρακτικών» για την ανάθεση λιμενικών υπηρεσιών σε ότι αφορά στις πρακτικές πτυχές των διαδικασιών, που θα πρέπει να ακολουθούνται στα πλαίσια του κοινοτικού κεκτημένου. Βαθμός επίτευξης στόχου 100%.
  • Σχεδιασμός και υλοποίηση με επιτυχή τρόπο δράσεων εκπαίδευσης, η διάρκεια των οποίων θα ποικίλει και θα απευθύνονται σε διάφορα επίπεδα προσωπικού του δημοσίου και ιδιωτικού τομέα, παρέχοντας συνολικά τουλάχιστο 192 μέρες εκπαίδευσης σε τουλάχιστο 585 άτομα, σε θέματα διοίκησης και διεύθυνσης λιμανιών, παροχής και διεκπεραίωσης λιμενικών υπηρεσιών. Βαθμός επίτευξης στόχου 100% για ημέρες εκπαίδευσης, 103% για συμμετοχή.Σχεδιασμός και ολοκληρωμένη πρόταση για ένα καλά διαρθρωμένο, αξιόπιστο, πρόγραμμα για συνεχή κατάρτιση, που αφορά την ετοιμασία εκπαιδευτικού υλικού και μέτρων στήριξής του, σε ένα σχήμα που θα επιτρέπει την κατά καιρούς ενεργοποίησή του ώστε σταδιακά όλοι οι εργαζόμενοι στον λιμενικό τομέα να αποκτήσουν τα απαραίτητα προσόντα και να ενισχυθούν οι προσπάθειες για πρόσβαση στην αγορά λιμενικών υπηρεσιών στη βάση προσόντων καθώς και μελλοντικές συνεργασίες με ανάλογα σχήματα στην περιοχή σε θέματα εκπαίδευσης, πληροφόρησης και εφαρμοσμένης έρευνας στο λιμενικό τομέα. Βαθμός επίτευξης στόχου 100%.

Ειδικά για τις εκπαιδευτικές δράσεις που υλοποιήθηκαν στα πλαίσια του έργου

Ποιότητα εκπαιδευτικών δράσεων

  • Η σχετικότητα και η ποιότητα των σεμιναρίων καθώς και η ποιότητα των εκπαιδευτών, όπως αξιολογήθηκαν από τους εκπαιδευομένους, μέσω της συμπλήρωσης σχετικών ερωτηματολογίων αξιολογήθηκαν με βαθμό πέραν του 85%, ένα ιδιαίτερα ενθαρρυντικό αποτέλεσμα.
  • Τα εργαστήρια, τα οποία έγιναν κυρίως προς όφελος του προσωπικού της Αρχής, είχαν πολύ καλή συμμετοχή και η πρακτική εξάσκησε οδήγησε στην ετοιμασία πρακτικών παραδειγμάτων εφαρμογής σε θέματα όπως κάρτα ισόρροπης απόδοσης, τιμολογιακή πολιτική, αξιολόγηση προσωπικού, τυποποίηση συμβάσεων.

Συμμετοχή

  • Ενώ η συμμετοχή στις εκπαιδευτικές δράσεις ήταν γενικά πολύ ικανοποιητική, επιτυγχάνοντας τους στόχους που είχαν τεθεί (103%), η επιτυχία της εκπαιδευτικής δράσης «εκπαίδευση εκπαιδευτών» ξεπέρασε κάθε προσδοκία επιτυγχάνοντας 440% του στόχου που είχε τεθεί για αυτή την εκπαιδευτική δράση.
  • Οι ειδικές συναντήσεις με κάθε ομάδα εμπλεκομένων που υλοποιήθηκαν κάτω από την «επέκταση του συμβολαίου», με στόχο την ικανοποίηση των δικών τους αναγκών για πληροφόρηση είχαν ουσιαστική συμμετοχή και οι απόψεις που υπέβαλαν λήφθηκαν υπόψη στην ετοιμασία εισηγήσεων κάτω από αυτό το έργο.

Μέτρα ενίσχυσης αειφορίας μελλοντικής εκπαίδευσης

  • Η επιτυχία της δράσης «εκπαίδευση εκπαιδευτών» έχει εφοδιάσει προσωπικό της ΑΛΚ με τις απαραίτητες δεξιότητες ώστε να μπορούν να δραστηριοποιούνται ως εκπαιδευτές για μελλοντικές εκπαιδευτικές δράσεις, ανάλογα με τις ανάγκες που αναφύονται.
  • Η αναβάθμιση της ιστοσελίδας της Αρχής δίδει μια λειτουργική πλατφόρμα για στήριξη μελλοντικώς εκπαιδευτικών δράσεων και περιέχει βασικό υλικό και παρουσιάσεις που έγιναν στα πλαίσια αυτού του έργου.
  • Η εκπαίδευση «πυρήνα μάθησης» έχει εφοδιάσει προσωπικό της ΑΛΚ με τις απαραίτητες δεξιότητες σε θέματα αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών και ετοιμασίας εκπαιδευτικών προγραμμάτων.

Σχέδιο δράσης (Action plan) για την αναδιάρθρωση της Αρχής και του λιμενικού συστήματος στην Κύπρο
Οι προτάσεις του Ανάδοχου κάτω από το Σχέδιο Δράσης (Action Plan), ένα πολύπλευρο, αξιόπιστο σχέδιο για την ομαλή, σταδιακή βελτίωση του λιμενικού συστήματος στην Κύπρο απορρέουν από την εργασία του Ανάδοχου κάτω από τις ειδικές δραστηριότητες του Έργου. Οι βασικές συστάσεις σκιαγραφούνται πιο κάτω:

  • Προτεινόμενα σενάρια: Εξετάσθηκαν τρία (3) σενάρια (βασικό σενάριο, εναλλακτικό σενάριο και παραλλαγή του εναλλακτικού σεναρίου), όσον αφορά τα έργα που προτείνεται να περιληφθούν στο Σχέδιο δράσης. Τα εν λόγω σενάρια διαφοροποιούνται μόνο ως προς το έργο του θεσμικού μετασχηματισμού της ΑΛΚ και το συνδεόμενο με αυτό έργο των αντίστοιχων αλλαγών της οργανωτικής δομής της ΑΛΚ.
  • Προτεινόμενες δράσεις. Τα 16 έργα/δράσεις του βασικού σεναρίου (15 για το εναλλακτικό σενάριο,14 για την παραλλαγή του εναλλακτικού σεναρίου) συνοψίζονται ως ακολούθως:
    • 2 έργα θεσμικής, οργανωτικής αλλαγής (δεν εφαρμόζονται στο εναλλακτικό/παραλλαγή εναλλακτικού σεναρίου).
    • 5 έργα βελτίωσης συστημάτων (χωροταξικός σχεδιασμός του σταθμού εμπορευματοκιβωτίων στη Λεμεσό, σύστημα ανάθεσης έργων/σύναψης συμβάσεων, καθορισμός λειτουργικών ρόλων προσωπικού ΑΛΚ, αξιολόγηση προσωπικού, εφαρμογή κάρτας ισόρροπης απόδοσης (balanced scorecard), τιμολογιακή πολιτική,)
    • 9 έργα πληροφορικής (σύστημα λιμενικής κοινότητας, διαχείρισης εγγράφων, διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων, νέες πληροφοριακές υποδομές και σχετικό λογισμικό, διαχείριση γερανογεφυρών, στελέχωση τμήματος πληροφορικής)
  • Στρατηγική εφαρμογής:  Ο Ανάδοχος εισηγείται οριζόντιες δράσεις για στήριξη των προσπαθειών για αλλαγή καθώς και δομή διαχείρισης Σχεδίου Δράσης. Ο Ανάδοχος υπολογίζει ότι χρειάζονται  περίπου  5,5 χρόνια  για υλοποίηση του κάθε σεναρίου και εισηγείται ότι τα σενάρια θα μπορούσαν να υλοποιηθούν διαδοχικά, αν κάτι τέτοιο αποφασιζόταν.
  • Πόροι που χρειάζονται: Ο Ανάδοχος υπολογίζει ότι χρειάζονται περίπου 8 εκ ευρώ για υλοποίηση του Σχεδίου Δράσης, ανάλογα με την έκταση χρήσης εξωτερικών συμβούλων και 144-171 ανθρωπομήνες προσπάθειας από το προσωπικό της Αρχής.

Εισηγήσεις για αειφόρο πρόγραμμα εκπαίδευσης
Οι προτάσεις για αειφόρο πρόγραμμα εκπαίδευσης, οργανωμένες σε φάσης (άμεσο μέλλον/μεσοπρόθεσμα και μακροχρόνια) για τη σταδιακή εξέλιξη ενός «κέντρου μάθησης» απορρέουν από την εργασία του Ανάδοχου για τη σχετική δραστηριότητα/ πακέτο εργασίας καθώς και λαμβάνουν υπόψη τις εμπειρίες που αποκτήθηκαν κατά την υλοποίηση των εκπαιδευτικών δράσεων κάτω από αυτό το έργο, ιδιαίτερα κατά την «εκπαίδευση εκπαιδευτών». Οι βασικές εισηγήσεις σκιαγραφούνται πιο κάτω:

  • Προτεινόμενη δομή: Το «Κέντρο μάθησης» προτείνεται να ενταχθεί αρχικά στην υφιστάμενη δομή της ΑΛΚ, κάτω από την ευθύνη της Διεύθυνσης Προσωπικού και Διοίκησης. Στην περίπτωση της επιτυχούς λειτουργίας του και της διεύρυνσης των δραστηριοτήτων του προτείνεται να λειτουργήσει υπό την μορφή χωριστής εταιρείας με κατάλληλη οργανωτική δομή και με τη συμμετοχή του ιδιωτικού τομέα.
  • Πόροι που χρειάζονται: Στο άμεσο μέλλον/μεσο-πρόθεσμα, το «κέντρο μάθησης» θα λειτουργεί με τη βοήθεια του «πυρήνα μάθησης» που εκπαιδεύτηκε κάτω από αυτό το έργο σε θέματα αξιολόγησης εκπαιδευτικών αναγκών και καταρτισμού εκπαιδευτικών προγραμμάτων, με αξιοποίηση των εκπαιδευτών που εκπαιδεύτηκαν στα πλαίσια αυτού του έργου καθώς και εξωτερικών εκπαιδευτών. Μακροπρόθεσμα θα έχει το δικό του διοικητικό συμβούλιο, οργανωτική δομή και προσωπικό.
  • Προτεινόμενες δραστηριότητες: Στο άμεσο μέλλον/μεσο-πρόθεσμα, το «κέντρο μάθησης» θα στοχεύει στην ικανοποίηση των άμεσων αναγκών της ΑΛΚ σε θέματα εκπαίδευσης,  και ανάλογα με το βαθμό επιτυχίας θα επεκτείνει τις δραστηριότητες του να καλύψει εκπαιδευτικές ανάγκες του ευρύτερου λιμενικού τομέα καθώς και βοηθητικές δράσης. Ο Ανάδοχος έχει ήδη αναβάθμιση την ιστοσελίδα της Αρχής και έχει ανάρτηση εκπαιδευτικό υλικό παρουσιάσεις που έγιναν στα πλαίσια αυτού του έργου. Μακροπρόθεσμα θα μπορεί να επεκτείνει τις δραστηριότητες του για να καλύπτει περισσότερες ανάγκες του λιμενικού τομέα στην Κύπρο, να προβαίνει σε συνεργασίες με άλλους σχετικούς φορείς καλύπτοντας ανάγκες της περιοχής σε εκπαίδευση καθώς και σε θέματα εφαρμοσμένης έρευνας. Επίσης ο Ανάδοχος εισηγείται την εφαρμογή συνδυασμού μεθόδων εκπαίδευσης ‘blended learning’ τις  οποίες περιγράφει σε λεπτομέρεια
  • Στρατηγική εφαρμογής. Ο Ανάδοχος εισηγείται την υιοθέτηση πολιτικής εκπαίδευσης, την ανάθεση καθηκόντων «πυρήνα μάθησης» σε προσωπικό της ΑΛΚ  καθώς και τη λήψη μέτρων που να αναδεικνύουν τη σημασία της εκπαίδευσης για εργοδότηση στην ΑΛΚ και στον λιμενικό τομέα της Κύπρου.

Για κάθε μια από τις ειδικές δραστηριότητες στους όρους εντολής ο Ανάδοχος ερεύνησε και αξιολόγησε την υφιστάμενη κατάσταση, εξέτασε τις τάσεις στον λιμενικό τομέα διεθνώς και ειδικά στην ΕΕ, έλαβε υπόψη οδηγίες/πολιτικές της ΕΕ καθώς και τις ανάγκες του λιμενικού τομέα στην Κύπρο και των εργασιακών εταίρων, ετοίμασε και υπόβαλε πακέτα εργασία (ΠΕ) για την κάθε ειδική δραστηριότητα. Τα κύρια θέματα/ εισηγήσεις που καλύπτονται στην κάθε ειδική δραστηριότητα/ ΠΕ (περιέχονται στα παραδοτέα και εκθέσεις δραστηριότητας που αποτελούν το κάθε ΠΕ για την κάθε ειδική δραστηριότητα) σκιαγραφούνται πιο κάτω.

Για αποφυγή επανάληψης σημειώνεται εδώ ότι για το κάθε ΠΕ ο Ανάδοχος προβαίνει και  στην αξιολόγηση των εκπαιδευτικών αναγκών που απορρέουν  (οι οποίες  σύμφωνα με τους όρους εντολής λαμβάνονται υπόψη στο σχεδιασμό των εκπαιδευτικών δράσεων που υλοποιούνται κάτω από αυτό το έργο) και, αν εφαρμόζεται,  σε εισηγήσεις για διορθωτικές ενέργειες για την καλύτερη υλοποίηση του έργου καθώς και για μελλοντικές ενέργειες.  Τα τελευταία συνθέτονται στις εισηγήσεις που περιέχονται στο ΠΕ-ΣΤ για το υποέργο 1 και στα Η4 και Θβ για το υποέργο 2.

Δραστηριότητα Α: Μελέτη βιωσιμότητας για την δημιουργία εταιρείας χειρισμού εμπορευματοκιβωτίων
Το ΠΕ-Α δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Πρόταση για χωροταξικό σχεδιασμού στου σταθμού εμπορευματοκιβωτίων, κάτω από τρία διαφορετικά σενάρια
  • Πρόταση για οργανωτική δομή και συστήματα τα οποία χρειάζονται για ένα βιώσιμο σταθμό εμπορευματοκιβωτίων

Τα πιο πάνω συμπληρώνονται με Πρότυπο συμβολαίου για ανάθεση λιμένων/περιοχών/υπηρεσιών που δίνεται στο ΠΕ-Γ και με Πρότυπο ιδρυτικού εγγράφου καθώς και άρθρα για ίδρυση εταιρείας εκμετάλλευσης λιμένων που δίνονται στο ΠΕ-Β.

Δραστηριότητα Β: Προσχέδιο νομοθετικού πλαισίου για το λιμενικό σύστημα
Το ΠΕ-Β δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Περιγραφή των αναγκαίων αλλαγών στο νομοθετικό πλαίσιο στη  βάση του μοντέλου ‘landlord’.
  • Πρότυπα εγγράφων και άρθρων για ίδρυση προτεινόμενων νέων εταιριών.
  • Εξέταση σχεδίων πρόωρης αφυπηρέτηςη που εφαρμόστηκαν στην Κύπρο.

Των πιο πάνω προηγήθηκε ενδιάμεσο παραδοτέο στο οποίο  εξετάστηκαν διάφορα μοντέλα οργάνωσης  λιμένων/λιμενικών υπηρεσιών, αξιολογήθηκαν εξελίξεις στο λιμενικό τομέα καθώς και η υφιστάμενη κατάσταση στον λιμενικό τομέα της Κύπρου. Αυτό το ενδιάμεσο παραδοτέο αποτέλεσε επίσης ουσιαστικό εργαλείο για την ετοιμασία του ΠΕ-Δ.

Δραστηριότητα Γ: Ετοιμασία οδηγού σχετικά με την  εφαρμογή «καλών πρακτικών» στην ανάθεση λιμενικών υπηρεσιών
Το ΠΕ-Γ δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Διεθνής εμπειρία σε θέμα Σύμπραξης Δημόσιου Ιδιωτικού Τομέα (ΣΔΙΤ), αναγκαιότητα, ορισμοί, είδη ΣΔΙΤ (PPP).
  • Πρακτικό οδηγό στη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής μιας ΣΔΙΤ (διάγνωση, διαδικασία, ανάθεση, παρακολούθηση, έλεγχος, λήξη ή ανανέωση συμβολαίου) στα πλαίσια του κοινοτικού κεκτημένου.
  • Περιληπτικό κατάλογο των κύριων σημείων για προετοιμασία, παρακολούθηση, έλεγχο μιας σύμβασης ΣΔΙΤ,, με βασικές οδηγίες για τον τρόπο εφαρμογής τους από την ΑΛΚ.
  • Πρότυπο συμβολαίου για ανάθεση λιμένων/περιοχών/υπηρεσιών.
  • Κατάλογο διεθνούς βιβλιογραφίας για περαιτέρω αναφορά.

Δραστηριότητα Δ: Πρόταση νέας δομής για την Αρχή
Το ΠΕ-Α δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Οργανόγραμμα, λεπτομερή περιγραφή θέσεων με σύνδεση σε διοικητικές διεργασίες.
  • Λεπτομερές μοντέλο για εφαρμογή κάρτας ισόρροπης απόδοσης (balanced scorecard)  για παρακολούθηση και αξιολόγηση της λειτουργικής και οικονομικής απόδοσης λιμενικών λειτουργιών.
  • Πρότυπα έγγραφα για ανάθεση λιμενικών υπηρεσιών/χώρων/αδειών στον ιδιωτικό τομέα για «μικρά» έργα (για μεγάλα έργα/αναθέσεις η εργασία περιέχεται κάτω από το ΠΕ-Γ).
  • Πρότυπο συστήματος αξιολόγησης προσωπικού της ΑΛΚ στην εκτέλεση των καθηκόντων του.
  • Μοντέλο για αξιολόγηση και προγραμματισμό αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό για την εκτέλεση λιμενικών εργασιών (στην εξυπηρέτηση φορτίων).
  • Τιμολογιακή πολιτική και βάση χρεώσεων, δίνοντας τα ακόλουθα:
    • o Πρόταση για νέο σύστημα χρεώσεων για τις υπηρεσίες της ΑΛΚ στο άμεσο μέλλον/μεσο-πρόθεσμα και μακροπρόθεσμα, ανάλογα με την έκταση διαρθρωτικών αλλαγών που θα αποφασιστεί.
    • Παραδείγματα κέντρων κόστους-εσόδων.
    • Σύνδεση εισηγήσεων με οδηγίες/πολιτικές της ΕΕ.

Στην ανάπτυξη των πιο πάνω εισηγήσεων, εκτός από το ενδιάμεσο παραδοτέο που αναφέρεται κάτω από το ΠΕ-Β, ουσιαστικό ρόλο έπαιξαν και τα αποτελέσματα των δυο ερευνών απόψεων που έγιναν , μεταξύ του προσωπικού της ΑΛΚ και των εργασιακών εταίρων, όσον αφορά τις αξιολογήσεις τους για το υφιστάμενο σύστημα καθώς και τις προσδοκίες τους για το μέλλον.

Δραστηριότητα Ε: Αξιολόγηση συστημάτων πληροφορικής
Το ΠΕ-Ε δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Πρόταση για την δημιουργία ενός Λιμενικού Συστήματος πληροφορικής, (PCS) στη βάση  αξιολόγησης των συστημάτων πληροφορικής των κύριων εργασιακών εταίρων, ιδιαίτερα της ΑΛΚ, προτάσεις για νέες υποδομές πληροφορικής καθώς και σχετικό λογισμικό, νέες τεχνολογίες που μπορούν να εφαρμοστούν στην παροχή λιμενικών υπηρεσιών, διαδικασίες και πολιτικές που πρέπει να εφαρμοστούν για στήριξη των υπηρεσιών πληροφορικής.
  • Λεπτομερής πρόταση και τεχνικές προδιαγραφές για την εφαρμογή ενός συστήματος  διαχείρισης εγγράφων και ροής εγγράφων (Workflow and Document management system)
  • Λεπτομερής πρόταση και τεχνικές προδιαγραφές για την εφαρμογή ενός συστήματος  διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων (Asset management system).

Τα δυο τελευταία υποβλήθηκαν για χρηματοδότηση από την χορηγία που δεν είχε αξιοποιηθεί από τα ήδη εγκεκριμένα προγράμματα της Μεταβατικής Διευκόλυνσης 2005. Δεν έγιναν αποδεκτά όμως από την ΕΕ.

Δραστηριότητα ΣΤ: Σχέδιο Δράσης (action plan) για τη βελτίωση του λιμενικού συστήματος
Το ΠΕ-ΣΤ δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Περιγραφή και αιτιολόγηση των τριών προτεινομένων σεναρίων.
  • Περιγραφή των δράσεων/έργων που συμπεριλαμβάνονται στα προτεινόμενα σενάρια μαζί με τις απαραίτητες ενέργειες για εφαρμογή, εκτίμηση των βασικών προϋποθέσεων για επιτυχία, εντοπισμό αλληλο-εξαρτήσεων μεταξύ έργων και καταγραφή των φορέων που εμπλέκονται στην εφαρμογή του κάθε έργου.
  • Υπολογισμοί για πόρους που χρειάζονται για εφαρμογή (οικονομικοί, ανθρωπομήνες προσπάθειας από προσωπικό της ΑΛΚ, χρόνο, χρήση εξωτερικών συμβούλων).
  • Πρόταση  για οριζόντιες δράσεις που χρειάζονται για υποβοήθηση της αλλαγής καθώς και δομή για εφαρμογή του σχεδίου που τελικά θα αποφασιστεί
  • Συνάφεια της εργασίας που έγινε κάτω από αυτό το έργο καθώς και των εισηγήσεων του έργου με οδηγίες/πολιτικές της ΕΕ

Δραστηριότητες Η (α-γ) και Θ (α): Κατάρτιση και μέρος του αειφόρου προγράμματος εκπαίδευσης
Τα ΠΕ-Ηα, ΠΕ-Ηβ, ΠΕ-Ηγ, ΠΕ-Θβ αναφέρονται στην κάθε υπο-δραστηριότητα που συνθέτει το
Μέρος 2: Κατάρτιση, ενώ το ΠΕ-Η4 αναφέρεται στο σύνολο των εκπαιδευτικών δράσεων που υλοποιήθηκαν κάτω από αυτό το Έργο, δηλαδή:
Η(α) Λιμενικές υπηρεσίες στην ΕΕ-πολιτική και πρακτικές
Η(β) Σύγχρονες μέθοδοι διεύθυνσης και διοίκησης λιμενικών υπηρεσιών
Η(γ) Εποπτικό και εργατικό προσωπικό
Θ (α) Εκπαίδευση εκπαιδευτών

Για την κάθε ειδική δραστηριότητα το αντίστοιχο ΠΕ δίνει τα ακόλουθα:

  • Μεθοδολογία για ανάπτυξη, υλοποίηση, αξιολόγηση της εκπαιδευτικής δράσης.
  • Περιγραφή της εκτέλεσης της εκπαιδευτικής δράσης (περιεχόμενο, εκπαιδευτές, μέρες εκπαίδευσης, συμμετοχή).Αποτελέσματα της αξιολόγησης από τους συμμετέχοντες. Έγιναν 2 αξιολογήσεις: Η μια αφορούσε τους εκπαιδευτές, υλικό, μέσα εκπαίδευσης. Η άλλη αφορούσε το επίπεδο κατανόησης από τους συμμετέχοντες.
  • Εκπαιδευτικό υλικό, πρακτικά παραδείγματα που αναπτύχθηκαν κατά τη διάρκεια των εργαστηρίων, απόψεις που εκφράστηκαν κάτω από την «επέκταση του συμβολαίου».

    Η Τελική έκθεση Πεπραγμένων για την εκπαίδευση (Η4) δίνει τα ακόλουθα:
  • Περίληψη των πιο πάνω για όλες τις εκπαιδευτικές δράσεις.
  • Συμπληρωματικά σχόλια/αξιολογήσεις/συμπεράσματα σχετικά με την επίτευξη των στόχων και τη διεξαγωγή των εκπαιδευτικών δράσεων καθώς και συνοπτικούς πίνακες συμμέτοχης/διεξαγωγής των εκπαιδευτικών δράσεων για  κάλυψη των σχολίων που έγιναν κατά την αξιολόγηση του έργου, συμπληρώνοντας με αυτό τον τρόπο την εργασία που παρουσιάζεται στο κάθε ΠΕ.
  • Αποτελέσματα 2 ερευνών που έγιναν με τη συμπλήρωση όλων των εκπαιδευτικών δράσεων  (ex-post αξιολόγηση των εκπαιδευτικών δράσεων) και σύνδεση αποτελεσμάτων με την έρευαν απόψεων που είχε γίνει μεταξύ του προσωπικού της ΑΛΚ (αναφέρεται αλλού).

Ειδική δραστηριότητα Θ (β): Ανάπτυξη αειφόρου προγράμματος εκπαίδευσης και βοηθητικά μέτρα
Το ΠΕ-Θ (β) δίνει την μεθοδολογία, τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις που καταλήγουν στα ακόλουθα:

  • Έρευνα για «Κέντρα μάθησης» όπως εφαρμόζονται από άλλες αρχές λιμένων/ συναφείς οργανισμούς, τρόποι και επίπεδα χρηματοδότησης.
  • Δομή του «κέντρου μάθησης» στην Κύπρο στο άμεσο μέλλον/μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα, στρατηγική και δράσεις για την εφαρμογή του.
  • Πεδίο δραστηριοτήτων, ομάδες στόχοι, μεθοδολογίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ενίσχυση της αειφορίας/ προσβασιμότητας στην εκπαίδευση.
  • Αναβάθμιση της ιστοσελίδας της ΑΛΚ για στήριξη μελλοντικών δράσεων δίνοντας ταυτόχρονα το υλικό που χρησιμοποιήθηκε κατά την υλοποίηση των εκπαιδευτικών δράσεων κάτω από αυτό το έργο, αποτελέσματα των ερευνών απόψεων καθώς και τις παρουσιάσεις των υποψήφιων εκπαιδευτών.

Το έργο αποτελείται από δύο (2) υποέργα και υλοποιήθηκε μέσω μίας σειράς εκτεταμένων και σύνθετων «ειδικών δραστηριοτήτων» για τις οποίες ετοιμάστηκαν και υποβλήθηκαν πακέτα εργασίας (ΠΕ) τα οποία αποτελούνται από τα «παραδοτέα» και τις «εκθέσεις δραστηριότητας».

Υποέργο 1: Αναδιάρθρωση της ΑΛΚ και του λιμενικού συστήματος

  • Δραστηριότητα Α: Σχεδιασμός για σύσταση εταιρείας διαχείρισης εμπορευματοκιβωτίων (ΠΕ Α)
  • Δραστηριότητα Β: Ετοιμασία προσχεδίου νέας νομοθεσίας για το λιμενικό σύστημα (ΠΕ Β)
  • Δραστηριότητα Γ: Ετοιμασία οδηγού σχετικά με την  εφαρμογή «καλών πρακτικών» στην ανάθεση λιμενικών υπηρεσιών (ΠΕ Γ)
  • Δραστηριότητα  Δ: Ετοιμασία πρότασης για νέα δομή της ΑΛΚ (ΠΕ Δ)
  • Δραστηριότητα  Ε: Αξιολόγηση αναγκών σε συστήματα πληροφορικής (ΠΕ Ε)
  • Δραστηριότητα ΣΤ: Ετοιμασία σχεδίου δράσης (action plan) για βελτίωση του λιμενικού συστήματος (ΠΕ ΣΤ)

Υποέργο 2: Κατάρτιση

  • Δραστηριότητα Η: Κατάρτιση

Η (α): Λιμενικές υπηρεσίες στην Ε.Ε.- πολιτική & πρακτική (ΠΕ Ηα)

Η (β): Σύγχρονες πρακτικές διοίκησης (ΠΕ Ηβ)

Η (γ): Εκπαίδευση εργατοτεχνικού προσωπικού (ΠΕ Ηγ)

  • Δραστηριότητα Θ: Αειφόρο πρόγραμμα εκπαίδευσης

Θ(α): Εκπαίδευση εκπαιδευτών (ΠΕ Θα)

Θ (β): Εκπαιδευτικό πρόγραμμα για μελλοντική εφαρμογή (ΠΕ Θβ)

Δράσεις για ενίσχυση επίτευξης των στόχων του έργου

Εδώ σκιαγραφούνται οι επιπρόσθετες δράσεις που ανάλαβε ο Ανάδοχος  για την ομαλή και αποτελεσματική εκτέλεση του έργου, ενδυναμώνοντας τις προσπάθειες για επίτευξη των στόχων:

  • Για τη διασφάλιση της σύνδεσης μεταξύ των διαφόρων ειδικών δράσεων ο ανάδοχος για την κάθε ειδική δραστηριότητα, όπως προνοείται και στους όρους εντολής, προέβει σε εκτίμηση των εκπαιδευτικών αναγκών τις οποίες και έλαβε υπόψη στον σχεδιασμό των εκπαιδευτικών δράσεων που υλοποιήθηκαν κάτω από αυτό το έργο (υπο-έργο 2).
  • Για την υποβοήθησης της διάχυσης της πληροφόρησης, την συμμετοχή στο έργο καθώς και τη συμμετοχή στις εκπαιδευτικές δράσεις ο Ανάδοχος σχεδίασε και υλοποίησε πρόγραμμα ενημέρωσης όλων των εμπλεκόμενων φορέων σχετικά με το περιεχόμενο, την πορεία υλοποίησης και τα αποτελέσματα του, το οποίο συμπεριελάμβανε τα ακόλουθα:
    • «Ενημερωτική ημερίδα» & «Διάσκεψη τύπου» κατά την έναρξη του Έργου, την οποία προσφώνησε ο Υπουργός Συγκοινωνιών και έργων, στην οποία συμμετείχαν εκπρόσωποι όλων των εργασιακών εταίρων και καλύφθηκε από τα ΜΜΕ.
    • Τακτική επικαιροποίηση της ιστοσελίδας της ΑΛΚ με πληροφορίες, ιδιαίτερα αναφορικά με τις προγραμματιζόμενες εκπαιδευτικές δράσεις.
    • Ανακοινώσεις στον τύπο, ιδιαίτερα όσον αφορά την έναρξη εκπαιδευτικών δράσεων
    • Τηλεφωνική και ηλεκτρονική επικοινωνία με όλους τους εκπροσώπους των εργασιακών εταίρων, ξεχωριστές συναντήσεις για ειδικά θέματα του έργου ανάλογα με τα ενδιαφέροντα της κάθε ομάδας.
    • Ενημερωτικό φυλλάδιο για το έργο το οποίο εξέδωσε η ΑΛΚ και διενεμήθη κατά τη διάρκεια παρουσιάσεων και εκπαιδεύσεων.
  • Για την περαιτέρω διευκόλυνση της συμμετοχής, οι 16-23 εκπαιδευτικές δράσεις διάρκειας 2-15 ημερών, σύμφωνα με τους όρους εντολής, οργανώθηκαν σε αυτοτελή μέρη (modules) μικρότερες διάρκειας. Στα πλαίσια αυτού του στόχου, αλλά και για καλύτερη στόχευση των ενδιαφερόντων των εργασιακών εταίρων, οι εκπαιδευτικές δράσεις πήραν τη μορφή σεμιναρίων, εργαστηρίων ή παρουσιάσεων ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στις προσδοκίες και επίπεδο προσωπικού στο οποίο απευθύνονταν.

Φωτογραφικό Υλικό